Kalenderen er full, og det første inntrykket er at møtebooking fungerer. Så kommer det vanskelige spørsmålet: hvor mange av møtene ender faktisk som et tilbud? Mange bedrifter måler antall møter, men glemmer det som skjer i øyeblikket mellom samtalen og selgerens første ord i møtet.

Der tapes det ofte verdi. Ikke fordi møtet var dårlig booket, men fordi informasjonen ikke fulgte med videre. Her er hvordan du kan løse det.

Hvorfor overleveringen betyr mer enn mange tror

En møtebooker har gjerne hatt en lang og god samtale med beslutningstakeren. Hen vet hvorfor kunden tok imot møtet, hva som er utfordringen akkurat nå, og hvem andre som kan være involvert. Hvis selgeren går inn i møtet uten dette, starter hun eller han på nytt med de samme spørsmålene. Kunden merker det, og tonen fra samtalen forsvinner.

Internasjonale aktører innen appointment setting, som Martal, skriver også at kvalitet i møtene teller mer enn volum. Poenget er enkelt: et møte som er booket uten god kontekst, er mye mindre verdt enn et møte der selgeren er forberedt.

Et enkelt eksempel: selgeren ringer opp og spør «hva er det dere sliter med akkurat nå?», selv om kunden allerede har svart på det samme noen dager tidligere. Da blir samtalen en gjentakelse i stedet for et steg videre, og det kan svekke tilliten fra første minutt.

Dette bør selgeren ha med seg før møtet

Du trenger ikke et langt dokument. Noen få, konkrete opplysninger gjør stor forskjell:

• Hvorfor sa kunden ja? Hva var det som vekket interessen i samtalen, med kundens egne ord der det er mulig.
• Hva er situasjonen nå? Hvilke løsninger bruker de i dag, og hva fungerer ikke?
• Hvem deltar? Rolle og beslutningsmyndighet hos de som kommer, og om andre må inn senere.
• Tidsramme og budsjett. Det som ble sagt om når de vil ha en løsning, og om det finnes midler.
• Innvendinger som allerede har kommet. Slik slipper selgeren å bli overrasket.

Dette henger tett sammen med hvordan man definerer et godt møte. Les gjerne også hva et kvalifisert møte er før du setter krav til møtebookingen.

Slik gjør du overleveringen enkel nok til at den faktisk brukes

Den beste prosessen er den som blir fulgt. Noen enkle grep:

1. Bruk samme mal hver gang. Da vet selgeren hvor han eller hun finner informasjonen.
2. Legg notatene der selgeren allerede er. For eksempel i CRM-kortet eller i kalenderinvitasjonen, ikke i en egen e-posttråd.
3. Send notatet i god tid. Selgeren trenger tid til å forberede seg, ikke fem minutter.
4. Gi tilbakemelding begge veier. Når selgeren forteller hva som fungerte i møtet, kan booker justere samtalene.

Forventningene til kunden hører også med. Når kunden vet hva møtet skal handle om, møter flere opp. Det kan du lese mer om i artikkelen om no-show på salgsmøter.

Hva dette betyr når møtebookingen er outsourcet

Med ekstern møtebooking er avstanden mellom booker og selger større, og det blir viktigere med faste rutiner. xceed har gjennomført over 5000 møtebookinger og loggført over 20 000 kundekort, og det er nettopp slik dokumentasjon som gjør at selgeren går inn i møtet godt forberedt. Konciv gikk fra fire til to selgere og brukte xceed som «ekstra selger». Les hvordan det fungerte i caset med Konciv.

Poenget er ikke at alle må bruke samme modell. Poenget er at du kan stille krav til leverandøren din: hva får selgeren vite om hvert møte, og når?

Sjekkliste før neste kvartal

Gå gjennom de siste ti møtene dine. Hadde selgeren nok informasjon i forkant? Visste vedkommende hvorfor kunden sa ja? Hvis svaret ofte er nei, er det trolig mer å hente på overleveringen enn på å booke enda flere møter.

Vil du ha flere kvalifiserte salgsmøter, og en prosess som sørger for at de blir til tilbud? Ta kontakt med xceed, så ser vi på hvordan møtebookingen din kan fylle kalenderen med møter selgerne er klare for.